e-FATURA HABERLER PRATİK BİLGİLER MUHASEBE EKONOMİ
☰ 
 
e-Bültene üye olun, yeni Haber ve Mevzuatlar e-posta adresinize gelsin! ÜYE OL

Özlük dosyası kaç yıl saklanmalıdır?

07.11.2019 05:52 |

Özlük Dosyası düzenlemek 4857 Sayılı İş Kanununun 75. Maddesine göre İşverenin yapmakla yükümlü olduğu işlerdendir.

Özlük Dosyasından neler olmalıdır? Özlük Dosyası Saklama zorunluluğu kaç yıldır? Özlük Dosyası Hakkında bilinmesi gerekenleri Sosyal Güvenlik Uzmanı Resul Kurt yazdı.

 

İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. Özlük dosyasında bazı belgeler işe başlanırken verilmesi gerektiği gibi bazı belgeler ise işçinin işyerinde çalıştığı süre boyunca oluşturulan belgelerdir.

Özlük Dosyasında Hangi Evraklar Olmalıdır?

Özlük dosyasında,
• iş başvuru formu,
• iş sözleşmesi,
• sigortalı işe giriş bildirgesi,
• sigortalı işten ayrılış bildirgesi,
• aile durum bildirimi formu,
• nüfus cüzdanı sureti,
• ikamete dayalı nüfus kayıt örneği,
• ücret hesap pusulaları (imzalı olarak),
• mezuniyet belgesi/diploma fotokopisi,
• demirbaş malzeme teslim belgesi,
• adli sicil kaydı (yasal zorunluluk bulunan işçilerde),
• askerlik  durumunu gösterir belgeler,
• 18 yaşından küçük çalışan var ise ebeveyninin muvafakatnamesi,
• yabancı uyruklu işçilerde çalışma izin belgesi ikamet belgesi,
• yıllık izin formları,
• savunma,
• ihtar ve disiplin cezaları gibi belgeler bulundurulmalıdır.

İşveren Özlük dosyasındaki kişisel bilgileri gizlemekle sorumludur.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

Özlük Dosyalarının kişisel verileri içermesi nedeniyle gizlilikle saklanması gerekmektedir. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

24.03.2016 tarih ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile özlük dosyalarında arşivlenen bilgilerin gizliliği daha önemli hale gelmiştir.

İşyeri çalışanlarının yasal hak edişleri hakkındaki zamanaşımı süreleri, dosya ve belgelerin saklama süreleri olarak değerlendirilir. Bu yönüyle iş ve sosyal güvenlik mevzuatında belirlenen zamanaşımı sürelerine göre özlük belgeleri saklanmalıdır. 

Bu sürelerden sonra kişisel verilerin saklanmasındaki makul gerekçe ortadan kalktığından, bilgi ve belgelerin imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.

KVKK mevzuatı uyarınca, özlük dosyasında, gereksiz ve amacı olmayan belge ve bilgi alınmamalı ve bulundurulmamalıdır.

İş mevzuatında göre ücret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır.  Personel konusunda işyerinde firmayı koruyacak tedbirleri almaları için bordroların imzalatılması ve personel dosyalarında yasal zaman aşımı süreleri olan beş yıl saklanması gerekmektedir.

Davaların, bordrodaki imzadan dolayı kaybedilmesi sorun yaratacağı için bordroların imzalatılması ve imzalı bordroların saklamak gerekmektedir. Bilhassa alt işverenlerle çalışan asıl işverenlerin müteselsil sorumlulukları nedeniyle imzalı bordro ve belgeleri olmaması halinde firmaların zaman aşımı süresince olumsuzluk yaşamaları daha fazla olacaktır.

Özlük Dosyasını İşveren kaç yıl saklamakla sorumludur?

İş sözleşmesinden kaynaklanmak kaydıyla, zaman aşımı süresi on yıldan beş yıla indirilmiştir. Ücret bordroları gibi, yıllık izin ücreti, kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötü niyet tazminatı ve ayrımcılık tazminatı için bu ödemelere ait belgelerin beş yıl saklanması gerekir.

İşveren veya işyeri sahipleri sosyal güvenliğe dair işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak zorundadır. Ayrıca gerektiğinde bu bilgi ve belgelerin SGK tarafından istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmek zorundadırlar. Buna göre çalışanların sosyal güvenliğine dair bilgi ve belgelerin on yıl süreyle özlük dosyasında saklanması gerekir.

Vergi mevzuatında 5 yıl, SGK mevzuatında 10 yıl, Türk Ticaret Kanunu’nda 10 yıl ve İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatında ise 15 yıl saklama zorunluluğu vardır. Bir diğer ifade ile şirket çalışanlarının özlük dosyalarını zaman aşımı süresince saklamalı ve bu süreler aşıldıktan sonra ilgili verileri imha etmelidir.




Sizin Için Seçtiklerimiz

Muhasebe Hakkında Herşey
muhasebeweb.com


Muhasebe dünyasıyla ilgili pratik ve güncel bilgiler, muhasebe haberleri, muhasebe Hesap İşleyişi ve muhasebe yazarları ile muhasebe uygulamalarını işler.

 

facebook twitter linkedin instagram
TÜM KATEGORİLER
2018 Asgari Ücret    2018 Pratik Bilgiler    2019 Asgari Ücret    2019 Pratik Bilgiler    Asgari Geçim İndirimi    Asgari ücret    Beyannameler    Defter Beyan Sistemi    Denetim    Dünya    e defter    e fatura    e tebligat    Ekonomi    Emeklilik    Finans    Haber    Maliye    Mevzuat    Muhasebe    Muhasebe iş ilanlari    Muhasebe Yazarları    Pratik Bilgiler    Resmi Gazete    Sektörler    Seminerler    SGK    SMMM    SMMM Odaları    Soru Cevap    Sosyal Güvenlik    Staj    Teknoloji    Torba Yasa    Türmob    Vergi    YMM    YMM Odaları    İş Hayatı    Şehirler    Şirketler    
Copyright ©2011-2018 muhasebeweb.com - Muhasebe Web Haber İçerikleri İzinsiz ve kaynak gösterilmeden yayınlanamaz.